Une creation choregraphique, cinq financeurs et quatorze mois de dossiers

Une création chorégraphique, cinq financeurs, quatorze mois entre le premier prévisionnel et le dernier compte rendu. Campagne retracée telle qu’un bureau de production la conduit, avec un budget unique et des contrôles évitant les blocages de dernière minute.

Fil concret: de la note d’intention au solde, dépôts DRAC, région, département, ville et un organisme de gestion collective. Où le contrôle pointe des écarts, comment les corriger sans tout casser, et comment conserver l’historique quand une coproduction bouge.

Le point de départ: une note d’intention et une équipe de six personnes

Ce que la chorégraphe apporte

La chorégraphe arrive avec une note d’intention, quatre interprètes pressentis, une création lumière, une création sonore, et trois semaines de résidence de création sur deux lieux. Elle vise une première la saison suivante, avec deux dates déjà en discussion et la possibilité d’un contrat de cession sur une courte série. Les besoins sont posés: temps de recherche, mises en place techniques, répétitions plateau, et une équipe réunie dans deux villes.

Contraintes: disponibilités intermittentes, calendrier d’occupation des studios, pièces justificatives à jour, notamment le récépissé de licence d’entrepreneur de spectacles. La direction artistique trace l’itinéraire (périodes de répétition, résidences, premières représentations) à transformer en plan de charge lisible et en chiffrage cohérent.

Ce que l’administratrice doit traduire en budget

L’administratrice extrait du calendrier des volumes d’emploi: nombre de services de répétition par interprète et assistant, jours de résidence par lieu, cachets de représentation, rémunération des créations lumière et son, encadrement technique. Elle ajoute les postes de production: décors et costumes, droits d’auteur le cas échéant, transports, défraiements, assurances, communication minimale, location de matériel éventuelle.

Tout s’écrit en lignes: emploi ou dépense, base de calcul documentée, dates prévisionnelles. On anticipe les apports en industrie des partenaires de résidence, la part de cession pour les premières, et l’impact des minima conventionnels sur les taux envisagés. Le socle artistique devient un budget de production exploitable.

Construire le budget une fois, avant d’ouvrir le moindre formulaire

Une ligne par poste, avec sa nature et sa base de calcul

Le budget de production canonique se rédige ligne à ligne. Pour chaque fonction: intitulé précis, régime d’emploi, base de calcul. Exemple: interprète, intermittent, 24 services de répétition au minimum conventionnel en vigueur, x cachets de représentation. Pour chaque dépense: nature, montant estimé, fournisseur pressenti, caractère éligible ou non selon les dispositifs visés. Les défraiements sont distingués des salaires, les contrats de cession de la billetterie estimée, et les apports en industrie sont tracés avec leur équivalent monétaire.

On saisit une fois la structure artistique et technique, et on conserve la source de chaque hypothèse: devis de location, tarifs de voyages, écritures d’engagement pour les coproductions en discussion. Cette granularité garantit des dossiers cohérents, même quand les grilles imposées diffèrent.

Le calcul des charges par nature de contrat

Les charges patronales ne sont pas un pourcentage global. Elles se calculent contrat par contrat selon la nature de l’emploi et les paramètres en vigueur au moment de l’embauche. Le budget canonique consolide automatiquement à partir des bases de calcul (services, cachets, jours). On obtient une masse salariale et ses charges associées, vérifiables, plutôt qu’un forfait imprécis.

Cette précision évite les écarts entre dossiers. Quand la grille d’un financeur fusionne les frais artistiques, la transposition agrège les lignes pertinentes. Quand une autre exige d’éclater par type d’emploi ou poste technique, la même source alimente, sans ressaisie. Pour un pas à pas, voir Transposer un seul budget de production dans la grille de chaque financeur.

Les cinq dossiers, et ce que chacun demande en propre

Aide au projet de la direction régionale des affaires culturelles

Pour l’aide au projet DRAC, le budget prévisionnel reste détaillé mais structuré: frais artistiques, techniques, production et diffusion, avec un plan de financement équilibré et argumenté. Les pièces portent sur l’identité juridique, le récépissé de licence, les comptes approuvés les plus récents, et le calendrier. Le dépôt, sur plateforme en ligne, impose souvent des formats de fichiers précis.

La règle de correspondance est rédigée une fois: quelles lignes du budget canonique alimentent chaque rubrique DRAC, comment présenter les apports en industrie, et comment la part demandée à l’État s’inscrit dans le plan de financement.

Dispositifs régional et départemental

La région et le département utilisent des grilles et des pièces différentes. L’une demande un détail par emploi, l’autre regroupe par familles de dépenses et exige une ventilation des coproductions confirmées. S’ajoutent des pièces spécifiques: attestations fiscales et sociales, rapports d’activité, et un relevé d’identité bancaire actualisé. Les échéances ne coïncident pas, d’où un pilotage fin du calendrier.

La bibliothèque de grilles régionales, contribuée et versionnée par les utilisateurs de l’outil, évite de repartir de zéro à chaque campagne, tout en ajustant les intitulés locaux.

Ville et organisme de gestion collective

La ville demande souvent un budget simplifié avec une part fléchée sur l’action territoriale ou la médiation, et s’appuie sur le formulaire de subvention associative au format Cerfa, avec le compte rendu financier d’utilisation obligatoire. L’organisme de gestion collective sollicité sur la création chorégraphique réclame un budget artistique précis, les contrats de cession prévisionnels et une attestation que les cachets et salaires respectent les minima conventionnels.

Le même budget canonique alimente ces présentations variées. La règle de correspondance est enregistrée et rattachée au dossier, réutilisable au besoin.

Financeur	Grille attendue	Pièces spécifiques	Échéance relative
DRAC	Détail par familles artistiques et techniques	Licence, comptes approuvés, calendrier	Avant la saison en cours
Région	Éclaté par emploi et par phases	Rapport d’activité, attestations sociales	Peu après le DRAC
Département	Regroupement par postes standardisés	RIB, statuts, budget global de la structure	Fenêtre dédiée
Ville	Budget simplifié + fléchage médiation	Formulaire Cerfa, CRF à prévoir	Calendrier municipal
OGC	Focus artistique et cessions	Attestations minima, extraits contrats	Selon session d’examen

Le contrôle avant dépôt, et les trois corrections qu’il a imposées

Un service de répétition sous le minimum conventionnel

La vérification repère un taux de service de répétition en dessous du minimum conventionnel applicable. Correctif: remonter le taux à la valeur requise et recalculer les charges patronales. La modification, faite sur la ligne canonique, se répercute automatiquement dans les cinq grilles, sans oubli.

Une acquisition de matériel non éligible

Un projecteur prévu en achat est classé investissement par un dispositif, donc non éligible. Arbitrage: requalifier en location, justifiée par un devis, et, pour les partenaires acceptant l’achat, laisser la ligne mais la financer hors de l’aide visée. Les exports reflètent cette différence selon le financeur.

Un écart de total après modification tardive

Une journée de résidence ajoutée dans un seul dossier crée un décalage de quelques centaines d’euros. Le contrôle lève un drapeau rouge: totaux divergents. Correction: ajouter la journée au budget canonique, puis retransposer dans les cinq grilles. L’alignement des totaux et de l’équilibre du plan de financement est vérifié avant validation.

• Contrôle des minima conventionnels par emploi.
• Vérification d’éligibilité poste par financeur.
• Cohérence des totaux et pièces manquantes avant dépôt.

Pour un rappel utile des pièges fréquents, voir Les erreurs de budget qui font retoquer une demande d’aide au projet.

Entre le dépôt et la notification: ce qui bouge quand même

Une coproduction confirmée, une autre perdue

Après les dépôts, le projet évolue: un lieu partenaire confirme sa coproduction, une autre hypothèse se retire. Le budget prévisionnel canonique accueille ces mouvements: ajout d’une ligne de financement confirmée, retrait d’un apport en industrie devenu caduc. La bibliothèque des pièces rattache automatiquement la convention signée à tous les dossiers concernés.

Chaque évolution produit un nouvel état daté (plan de financement v2, puis v3) archivé. On sait qui a été informé, quand, et avec quelle pièce jointe. La vue portefeuille rassemble dépôts effectués, réponses attendues, relances prévues: pilotage par exception.

Mettre à jour le plan de financement sans tout refaire

Une aide est notifiée à un montant inférieur. Le rééquilibrage se fait d’abord sur le budget canonique: ajustement de la part de chaque financeur, mobilisation d’une cession supplémentaire, maintien des dépenses artistiques jugées indispensables. La transposition actualisée génère, pour chaque financeur, un plan de financement cohérent avec les nouvelles hypothèses, sans ressaisir dix tableaux.

Un bref message documenté part aux financeurs déjà saisis, expliquant l’ajustement. Chaque dossier conserve sa règle de correspondance et une trace des versions envoyées, pour éviter d’avoir à reconstituer l’historique.

Le solde et le compte rendu financier

Reconstruire le réalisé dans la grille de chaque financeur

En fin de projet, le réalisé est saisi ligne par ligne: salaires versés, charges patronales, défraiements remboursés, locations effectivement payées, cessions assurées, apports en industrie constatés. Le moteur reconstruit alors, pour chaque financeur, le bilan dans sa grille, prêt pour le compte rendu financier d’utilisation de la subvention, avec les pièces justificatives requises.

Cette étape est obligatoire lorsqu’il s’agit d’une subvention affectée à une dépense déterminée. L’obligation de produire un compte rendu financier est prévue par l’article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000. Côté collectivités, la liste des pièces justificatives applicables, dont celles relatives aux subventions, figure à l’article D. 1617-19 du code général des collectivités territoriales et à son annexe. Les textes peuvent être consultés sur les textes sur Legifrance. Un décryptage opérationnel est proposé ici: Compte rendu financier de subvention: ce que la loi impose vraiment.

Justifier les écarts entre prévisionnel et réalisé

Les écarts sont inévitables: un poste dépasse, un autre n’est pas consommé, une résidence se déplace. Le compte rendu documente ces mouvements: note explicative rattachée à la ligne, référence au contrat de cession modifié, confirmation que le projet réalisé correspond à l’objet financé. L’équilibre final du plan de financement, subvention par subvention, est vérifié.

Le même contrôle de cohérence s’applique avant envoi: totaux identiques entre dossiers, dépenses non éligibles exclues lorsque nécessaire, pièces manquantes identifiées. Pour préparer cette dernière étape sans y laisser des heures, voir aussi Trois façons de tenir le budget d’une compagnie qui dépose partout.

En synthèse: une campagne tenue, un budget unique, des vérifications qui évitent les refus

La campagne de dépôts d’une création chorégraphique se gagne en amont: budget de production unique, bases de calcul propres, règles de correspondance stables. Elle se sécurise avec des contrôles qui repèrent minima conventionnels non respectés, dépenses inéligibles et écarts entre dossiers, puis par un suivi des versions et des pièces jusqu’au compte rendu financier.

Ainsi, vous ne recopiez pas dix fois un même tableau: une source, cinq présentations fidèles. Quand le réalisé arrive, vous reconstruisez dans chaque grille sans repartir de zéro. Pour aller au bout de cette logique et connaître les formules Compagnie, Bureau et Bureau Plus, consultez le budget de production unique dans Coulissia.