Depot
Budget de production et dossiers de financement
Coulissia tient le budget de production de votre création, poste par poste, avec sa nature et sa base de calcul, puis le projette dans la grille de la DRAC, de la région, du département, de la ville et des organismes de gestion collective. Vous ne recopiez plus rien, et deux dossiers du même projet ne peuvent plus se contredire.
10 grilles de financeurs nationales maintenues en propre, et 38 contrôles exécutés avant chaque export de dossier.
Fin janvier, studio de répétition. La campagne de dépôts de la saison prochaine tient sur une table de trois mètres et dans un tableur ouvert depuis novembre.
Repentirs
Ce que coûte la dixième recopie
Une création de taille moyenne se finance auprès de cinq à huit guichets. Chacun impose son plan de compte, son tableau de budget, ses pièces et sa date limite. Personne dans le secteur ne conteste cette réalité, mais tout le monde la paie en heures de saisie et en dossiers retoqués pour des motifs de forme.
Sur une campagne de cinq dépôts pour une création, un chargé de production expérimenté passe quatorze à dix huit heures en saisie, en report et en relecture croisée, hors rédaction du dossier artistique. Une aide au projet retoquée pour un motif de forme, c’est en moyenne entre 8 000 et 25 000 euros qui ne reviendront pas avant la commission suivante, soit plusieurs mois de salaire dans une équipe de moins de dix personnes.
Conduite
La méthode Coulissia
Le principe tient en une phrase : le budget est saisi dans votre langue de production, pas dans celle du financeur, et c’est le logiciel qui traduit. Vous gardez la main sur chaque montant, il garde la main sur la cohérence.
1
Un poste, une nature, une base de calcul. Cachet d’artiste, salaire de régie au réel, défraiement au barème, contrat de cession, apport en industrie du lieu partenaire, coproduction acquise. Les charges patronales sont calculées par nature de contrat, jamais par un taux moyen posé sur l’ensemble.
2
Vous cochez les guichets visés pour cette création, du dispositif régional à l’aide au projet nationale. Chaque grille arrive avec son plan de compte, ses rubriques imposées, sa liste de pièces et sa date limite de dépôt, qui se posent immédiatement dans votre calendrier.
3
Les rubriques sont fusionnées ou éclatées selon ce qu’exige le financeur, et le plan de financement est équilibré ligne à ligne. Vous relisez une projection, vous ne recopiez pas un tableau. Toute correction faite sur le budget canonique redescend d’un coup dans les dossiers ouverts.
4
Avant tout export, 38 contrôles passent sur le dossier : minima conventionnels par emploi, vraisemblance des charges au regard de la masse salariale, dépenses inéligibles pour ce financeur précis, identité des totaux entre les dossiers d’un même projet, pièces manquantes. Un point rouge, et l’export reste fermé.
Plateau
Six pièces de la machinerie
Rien d’ésotérique : des outils qui font exactement ce que ferait un chargé de production méticuleux disposant de quatre journées libres avant chaque dépôt.
Budget canonique
Postes artistiques, techniques, de résidence de création, de diffusion et de structure, avec leur nature et leur base de calcul déjà renseignées. Vous partez d’un budget prérempli pour un spectacle de plateau à quatre interprètes, vous l’adaptez au lieu de le construire.
Charges patronales
Le cachet d’artiste, le salaire de technicien au réel, la déclaration au guichet unique et le contrat de cession ne pèsent pas la même chose. Chaque ligne porte son propre taux, affiché et modifiable, et la masse salariale chargée se recalcule à chaque modification.
Grilles de financeurs
Les dix grilles nationales les plus déposées sont maintenues et versionnées par nos soins, organismes de gestion collective compris. Les grilles régionales et départementales vivent dans une bibliothèque contribuée par les utilisateurs, avec l’historique des versions et la date de la dernière vérification.
Contrôleur de cohérence
Vert, le point est conforme. Orange, il demande une justification que vous écrivez et qui reste attachée au dossier. Rouge, l’export est bloqué : minimum conventionnel non atteint, plan de financement déséquilibré, dépense inéligible, pièce obligatoire absente ou total divergent d’un dossier à l’autre.
Vue portefeuille
Pour un bureau de production, la vue portefeuille aligne les compagnies suivies, les créations en cours, les dossiers ouverts et les dates limites de dépôt sur une même bande de temps. Les rappels partent par courriel à trente jours puis à sept jours de chaque échéance.
Pièces et bilan
Récépissé d’entrepreneur de spectacles, statuts, comptes annuels, attestations de vigilance et relevé d’identité bancaire vivent dans la fiche de la compagnie et se rattachent seuls au dossier qui les réclame. En fin de projet, le réalisé saisi ressort dans la grille du financeur pour le compte rendu financier d’utilisation de la subvention.
Le montant repris et entouré au crayon est exactement ce que le contrôleur de cohérence cherche : la valeur corrigée sur une feuille, oubliée sur les neuf autres.
Bilan
Résultats mesurés sur une campagne
Les valeurs ci dessous sont celles constatées sur des campagnes de cinq dépôts pour une même création, comparées au temps déclaré par les mêmes équipes la saison précédente.
De quatorze à dix huit heures de saisie et de relecture croisée, on descend à trois ou quatre heures consacrées à la seule relecture des projections.
Les totaux d’un même projet sont identiques par construction chez tous les financeurs, et le contrôleur refuse le contraire.
Le réalisé est ressorti dans la grille du financeur, avec les écarts au prévisionnel déjà commentés ligne à ligne.
À trente jours puis à sept jours de chaque date limite, pour la compagnie comme pour le bureau qui la suit.
Vos budgets de la saison précédente sont remontés en budgets canoniques dans les trois jours ouvrés qui suivent leur transmission.
Un administrateur indépendant tient six portefeuilles sur un calendrier unique là où il jonglait entre autant de dossiers partagés.
Fini le fichier suivi du prénom de celui qui l’a modifié en dernier : le budget déposé est figé, daté et rejouable.
En formule Bureau Plus, une grille régionale que vous nous transmettez est intégrée dans les vingt jours ouvrés.
Programme
Ils déposent avec Coulissia
Le point de production se tient rarement au bureau. Il se tient au fond de la salle, pendant le montage, entre deux services.
Nous déposions la même création auprès de cinq guichets, et je passais deux journées pleines à retranscrire mon budget dans leurs tableaux. Depuis, je relis, je corrige la ligne source, et les cinq dossiers suivent. Le vrai soulagement, ce n’est pas le temps : c’est de ne plus me réveiller la nuit en me demandant si le total du dossier régional correspond à celui de la DRAC.
Je suis sept compagnies, dont quatre déposent au moins six dossiers par saison. Avant, mon calendrier tenait dans un agenda papier et deux tableurs. La vue portefeuille m’a fait gagner un dépôt entier : celui d’une compagnie de cirque que j’aurais raté de quatre jours l’an dernier, faute d’avoir vu la date limite passer.
Un cachet de répétition sous le minimum conventionnel nous avait coûté un refus l’an passé, sur un dossier à dix huit mille euros. Le contrôleur a repéré le même type d’erreur dès notre deuxième budget, avant que quiconque l’envoie. Nous sommes trois permanents dans la compagnie, personne n’a le temps de vérifier une grille de salaires ligne à ligne.
Je certifie les comptes d’une quinzaine d’associations de spectacle vivant. Les comptes rendus financiers d’utilisation de subvention arrivaient reconstitués de mémoire, six mois après la clôture. Avec les bilans sortis directement dans la grille du financeur, je passe une demi journée au lieu de deux sur le même portefeuille.
Tarifs
Trois formules, aucune limite de projets
Les prix sont indiqués hors taxes, par mois. L’engagement annuel comprend deux mois offerts, ce qui vous laisse traverser l’été sans payer une période où personne ne dépose.
Compagnie de théâtre, de danse ou de cirque de moins de dix salariés qui monte elle même ses dossiers, avec ou sans administrateur à temps partiel.
39 €
euros hors taxes par mois, engagement annuel avec deux mois offertsBureau de production ou administrateur indépendant qui suit de trois à cinq compagnies et dépose plusieurs campagnes en parallèle.
99 €
euros hors taxes par mois, engagement annuel avec deux mois offertsBureau de production structuré, groupement d’employeurs ou service administratif qui gère un portefeuille sans limite et rend des bilans certifiés.
199 €
euros hors taxes par mois, engagement annuel avec deux mois offertsUne seule aide au projet sauvée d’un refus de forme couvre plusieurs années d’abonnement. Un bureau de production intègre habituellement l’outil dans ses honoraires de gestion, au même titre que son logiciel de paie. Le changement de formule se fait à tout moment, sans frais, et la souscription passe par la conversation, pas par un formulaire de paiement.
Questions
Huit questions et huit réponses
Ce sont, mot pour mot, celles que l’on nous adresse lors des sessions organisées par les agences régionales du spectacle vivant et les organismes de formation du secteur.
Les dix grilles nationales sont maintenues par nos soins. Les grilles régionales et départementales vivent dans une bibliothèque contribuée : vous partez de la grille la plus proche, vous ajustez les rubriques, vous versionnez, et la grille devient disponible pour les autres utilisateurs du même territoire. En formule Bureau Plus, nous intégrons nous mêmes une grille que vous nous transmettez dans les vingt jours ouvrés.
Chaque poste porte une nature : cachet d’artiste, salaire de technicien au réel, défraiement, contrat de cession, apport en industrie. Le taux de charges est appliqué par nature de contrat et par régime, avec la distinction entre l’emploi direct et le recours au guichet unique. Vous voyez toujours le taux retenu et vous pouvez le figer sur une valeur communiquée par votre gestionnaire de paie.
Oui, et c’est le but. Tant qu’un point rouge subsiste, cachet sous le minimum conventionnel, plan de financement déséquilibré, dépense inéligible pour ce financeur, pièce obligatoire absente ou écart de total avec un autre dossier du même projet, l’export reste fermé. Les points orange, eux, sont des avertissements que vous pouvez lever avec une justification écrite conservée dans le dossier.
Chaque grille est versionnée et datée. Un dossier déjà déposé reste figé dans la version utilisée au moment du dépôt, ce qui vous protège en cas de contrôle. Pour un dossier en cours, Coulissia signale la nouvelle version, montre les rubriques ajoutées ou fusionnées, et vous propose de reprojeter votre budget canonique en une opération.
Pas pour ouvrir un compte et travailler vos budgets. En revanche le contrôleur réclame le numéro de récépissé et sa date de validité avant tout export vers un financeur public, parce que la quasi totalité des dispositifs conditionne l’éligibilité à cette déclaration. Vous le renseignez une fois dans la fiche de la compagnie, il se reporte partout.
En formule Bureau Plus, un accès expert-comptable dédié est fourni, en lecture et en annotation, sans consommer de siège utilisateur. Il voit le budget prévisionnel, le réalisé saisi, les écarts et les pièces, et peut déposer une annotation ligne à ligne que vous retrouvez au moment de construire le compte rendu financier.
Non. À l’ouverture du compte, vous nous transmettez vos budgets de la saison précédente au format tableur et nous les remontons en budgets canoniques, postes, natures et bases de calcul comprises. Cette reprise est incluse dans les formules Bureau et Bureau Plus, et proposée sur devis en formule Compagnie.
Oui. Chaque compagnie est un espace étanche avec ses pièces, ses budgets et ses droits. Un membre de l’équipe artistique invité en lecture sur une création ne voit rien des autres compagnies de votre portefeuille. Quand vous cessez de suivre une compagnie, vous lui transférez son espace et vous perdez l’accès le jour même.
Le Carnet
Le magazine de Coulissia
Neuf articles écrits pour les administrateurs, les chargés de production et les bureaux de production : la grille de chaque financeur, l’écart de totaux qui fait tomber une demande, les pièces qui se périment et le compte rendu financier qui arrive deux ans plus tard.
guide pratique
Une seule saisie des postes réels, une règle de transposition par financeur, et cinq dossiers dont les totaux ne bougent pas d’un euro au moment du dépôt.
8 minutes de lecture
réglementation
L’obligation, le délai de six mois, le seuil de convention, les fonds dédiés, et les trois croyances tenaces qu’il vaut mieux corriger avant la première restitution.
9 minutes de lecture
erreurs à éviter
Écart de totaux, cachet sous le minimum conventionnel, charges posées à la louche, dépense inéligible, pièce périmée : les fautes qui font tomber une demande.
8 minutes de lecture
Contact
Écrivez nous avant la prochaine commission
Dites nous quelle création vous montez, auprès de quels guichets vous déposez et quand tombe la première échéance. Nous vous répondons avec la liste des grilles déjà couvertes pour votre territoire, et nous vous montrons le passage du budget à un dossier réel, sur votre propre budget si vous le souhaitez.