Les pieces a reunir avant de deposer un dossier d'aide au projet

Avant d’ouvrir un formulaire en ligne, rassemblez les pièces dont la validité peut bloquer un dépôt. Cette checklist couvre les documents de la structure, les pièces comptables exigées et les éléments du projet attendus par les instructeurs. Elle signale aussi les pièces qui expirent et quand les renouveler.

Principe : préparer les pièces stables, anticiper les attestations à durée courte, puis verrouiller budget et plan de financement avec une méthode explicite. Quinze minutes avant l’envoi, vous ne cherchez plus un numéro RNA ou une assurance à jour : vous relisez et vous déposez.

Les pieces de la structure, valables pour tous les dossiers

Identite juridique et administrative

Les financeurs vérifient l’existence et l’identité de la structure. Rassemblez et stockez durablement : les statuts à jour signés, le récépissé de déclaration en préfecture et le numéro d’inscription au répertoire national des associations, l’avis de situation au répertoire Sirene, la liste à jour des membres du bureau et du conseil d’administration avec fonctions et dates de mandats, un relevé d’identité bancaire au nom exact de la structure, l’attestation d’assurance responsabilité civile couvrant l’activité déclarée.

Sur le RIB, l’intitulé doit être strictement identique à la dénomination figurant dans vos statuts et votre avis Sirene ; toute variation peut retarder un mandat de paiement. Conservez aussi l’adresse officielle, la date de création et, si vous y recourez, la mention du numéro Siret secondaire utilisé pour un lieu d’activité.

• Statuts à jour signés, version intégrale paginée.
• Récépissé de déclaration en préfecture et numéro RNA.
• Avis de situation au répertoire Sirene.
• Liste à jour des administrateurs et dirigeants.
• RIB au nom exact de la structure.
• Assurance responsabilité civile couvrant l’activité.

Attestations a renouveler regulierement

Deux pièces se périment vite et sont fréquemment requises : l’attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf, et l’attestation de régularité fiscale, obtenue via l’imprimé n° 3666-SD. Les instructeurs les veulent récentes : programmez les demandes en début de campagne, puis à mi-saison en cas de seconde vague de dépôts.

L’attestation de vigilance atteste la mise à jour des déclarations et paiements sociaux ; la régularité fiscale porte sur les obligations vis-à-vis de l’administration fiscale. Les portails exigent des versions valides au dépôt et à la décision. Anticipez le renouvellement pour éviter une pièce expirée entre ces jalons.

Pièce	Validité	Renouvellement conseillé
Attestation de vigilance Urssaf	Pièce à durée courte, exigée récente	Début de campagne, puis selon calendrier de dépôts
Attestation de régularité fiscale 3666-SD	Pièce à durée courte, exigée récente	Début de campagne, puis si seconde vague de dossiers
Assurance responsabilité civile	Jusqu’à l’échéance du contrat	Avant échéance annuelle
RIB, statuts, avis Sirene	Jusqu’à changement	Au changement de dénomination ou d’IBAN

Pour l’attestation Urssaf, consultez la rubrique dédiée sur le site de l’Urssaf. Pour la référence juridique des entrepreneurs de spectacles, voir également l’ordonnance n° 2019-700 du 3 juillet 2019.

Le recepisse d'entrepreneur de spectacles vivants

Categorie declaree et duree de validite

Depuis l’ordonnance n° 2019-700 du 3 juillet 2019 relative aux entrepreneurs de spectacles vivants, la licence est remplacée par une déclaration donnant lieu à un récépissé. Ce récépissé porte la catégorie déclarée et un numéro demandé dans la quasi-totalité des aides au projet, y compris hors État. Sa validité est de cinq ans à compter de sa délivrance.

Vérifiez la catégorie au regard de l’activité effective : production, diffusion, exploitation de lieu ou combinaison. En cas d’évolution, mettez à jour pour que le projet soit éligible. Les dispositifs précisent souvent que le porteur doit être entrepreneur de spectacles vivants dans la catégorie adaptée au projet présenté.

Verifier l'echeance en debut de saison

Un récépissé arrivé à terme rend une demande irrecevable. L’alerte survient souvent trop tard avec une ancienne copie scannée. En début de saison, contrôlez l’échéance et enclenchez le renouvellement si besoin. Archivez le récépissé renouvelé dans votre bibliothèque de pièces communes, avec sa date d’expiration clairement nommée.

Dans les dépôts multiples d’un même projet, la même pièce est téléversée. Si elle expire entre deux dépôts, un dossier peut passer et les autres être écartés. Intégrez cette vérification à votre calendrier administratif au même titre que la clôture de rédaction ou la validation du budget de production.

Les pieces comptables

Comptes annuels approuves et proces verbal d'assemblee generale

Les financeurs attendent les comptes du dernier exercice clos et approuvés, annexes comprises quand elles existent, ainsi que le procès-verbal ou le rapport de l’assemblée générale qui les approuve. Ces pièces attestent du pilotage financier et de la gouvernance, et servent de référence pour évaluer le dimensionnement du projet au regard de la taille budgétaire de la compagnie.

Si la structure valorise des contributions volontaires en nature dans ses budgets de projet, elles doivent apparaître en comptabilité. Une absence de valorisation alors que le plan de financement intègre des apports en industrie crée une contradiction : au mieux une demande de précisions, au pire une impression d’approximation. Rappelez en note ce qui est valorisé et selon quels barèmes.

Budget de l'exercice en cours

Le budget de l’exercice en cours doit être voté par l’instance compétente. Fournissez la délibération si demandée. Les instructeurs regardent l’équilibre global, la part des projets en cours dans les charges et la soutenabilité de la trésorerie en cas de décalage de versement des subventions. Un budget cohérent, distinct du budget de production, renforce la lisibilité de l’aide sollicitée.

Distinguez clairement les postes du fonctionnement général et ceux du projet déposé. Évitez les intitulés génériques, explicitez les hypothèses d’activité quand elles impactent la masse salariale, et veillez à la concordance entre les masses des comptes approuvés et celles du budget prévisionnel. Pour aller plus loin sur la phase aval, consultez notre article sur le compte rendu financier obligatoire.

Les pieces du projet

Note d'intention, calendrier, equipe

Les pièces propres au projet constituent le cœur du dossier. Préparez une note d’intention artistique solide, un calendrier de création avec périodes de résidence et échéances de répétitions, ainsi que les dates de diffusion envisagées. Joignez la composition détaillée de l’équipe artistique et technique, avec fonctions, périodes d’engagement et régimes d’emploi précisés : cachet, salaire mensuel, défraiement, contrat de cession, apport en industrie.

Ce niveau de détail alimente le budget de production et permet de vérifier les minima conventionnels emploi par emploi. Mentionnez les partenaires pressentis pour chaque résidence, et précisez les conditions d’accueil quand elles impactent le budget, par exemple une mise à disposition de plateau valorisée en apport en industrie.

Engagements ecrits des partenaires

Les lettres d’engagement ou d’intention des coproducteurs et des lieux d’accueil pèsent lourd. Priorité aux documents datés, signés, à l’en-tête du partenaire, adressés à la bonne saison et au bon projet. Les lettres non datées, non signées ou recyclées d’une précédente campagne sont souvent écartées et affaiblissent le plan de financement.

Pour un même projet, harmonisez les engagements : la somme annoncée en coproduction dans une lettre doit se retrouver dans le plan de financement, et la mise à disposition d’un studio avec valeur estimée doit figurer en apport en industrie. Conservez aussi les échanges électroniques quand ils précisent des éléments matériels ou techniques utiles, même si seule la lettre signée est jointe en pièce principale.

Le budget et le plan de financement

Ce que l'instructeur regarde en premier

Les instructeurs commencent par l’équilibre du plan de financement et la compatibilité du montant demandé avec le règlement du dispositif. Ils comparent les totaux de charges et de produits, et vérifient l’identification explicite de toutes les autres demandes déposées, avec leur statut : demandé, accordé, refusé, en cours. Un écart entre deux dossiers du même projet alerte immédiatement.

Soyez précis sur la distinction hors taxes et toutes taxes comprises, poste par poste si nécessaire. Décrivez ce qui est éligible dans la demande présente et ce qui ne l’est pas, en expliquant l’équilibre. Assurez-vous enfin que les hypothèses salariales conduisent à des charges patronales crédibles au regard de la masse salariale globale.

Les mentions qui evitent une demande de complement

Joignez une note de méthode courte (une demi-page) explicitant : la méthode de calcul des charges patronales par nature de contrat, la base des défraiements, le mode de valorisation des apports en industrie et les conventions collectives de référence pour les minima de cachets et de salaires. Cette note évite des allers-retours qui font rater une date.

Si vous déposez le même projet à plusieurs financeurs, préparez un budget de production unique, puis projetez-le dans chaque grille. Notre guide montre comment transposer un budget unique dans chaque grille sans divergences. Et pour éviter les pièges récurrents, relisez la liste des erreurs de budget qui font retoquer une aide au projet.

La relecture finale, quinze minutes avant l'envoi

La séquence de clôture suit le même ordre : d’abord, vérifiez que les totaux du budget et du plan de financement sont identiques. Ensuite, contrôlez que le total général est strictement le même dans tous les dossiers du même projet, quelle que soit la grille. Vérifiez les minima conventionnels emploi par emploi et l’absence de dépenses explicitement exclues par le règlement du financeur ciblé.

Ouvrez une dernière fois chaque pièce jointe pour confirmer qu’elle est lisible et complète, et que sa validité couvre la période d’instruction. Les portails se ferment à une heure précise : préparez les fichiers volumineux la veille, en PDF nominés clairement, pour éviter une compression de dernière minute qui altère lisibilité et signatures. En cas d’enchaînement de dépôts, notez l’ordre de priorité et anticipez les duplications de pièces.

Sur les projets sous contrainte de calendrier, un contrôle croisé par un collègue reste le meilleur moyen de repérer une anomalie de quelques centaines d’euros ou un libellé incohérent. Quand vous alignez plusieurs dossiers pour un même projet, toute incohérence saute aux yeux d’un instructeur aguerri et peut suffire à écarter une demande.

Synthese et prochaine etape

Une campagne réussie repose sur des pièces de structure à jour, des attestations renouvelées au bon moment, des engagements partenaires solides, et un budget unique décliné sans écarts. La checklist ne remplace pas la lecture des règlements, elle sécurise votre trajectoire jusqu’au dépôt. Centralisez vos documents, formalisez votre note de méthode et verrouillez les totaux avant toute mise en ligne.

Pour industrialiser ce travail sur plusieurs projets et plusieurs financeurs, organisez un budget de production canonique et appuyez-vous sur un contrôle de cohérence systématique. Pour découvrir comment le faire sans changer vos habitudes de suivi, consultez le budget unique et le contrôle de cohérence de Coulissia.